术语“结构数据”是对“非结构”的特定应用文件格式而言的，用以表示保存在数据库中的数据，而数据流则包括这两种类型。一般而言，由于结构数据流的源和目的容易识别和度量，所以更易于管理和控制。ERP和EDI是两个结构的数据流的实例，无论是发送者还是接收者，它都是极其重要的。

e-mail和Internet文件传输是两个非结构的实例，两者都是随机的和不可预测的，也很难对它们进行单独控制和管理。家庭和办公室的e-mail交换是非结构e-mail数据流的一个例子。一旦人们养成了习惯，无论数据是私人的还是公司的，所有数据类型都开始流动，因此，用公司的e-mail系统来达到私人目的便司空见惯。不同的公司有着不同的e-mail系统的管理策略，但很少有公司防止其雇员用这种方式发送e-mail，即使在技术上是可能做到的，为了不伤害雇员的士气，公司一般也不限制其雇员利用这种方式发送e-mail。

事实上，问题还不只是雇员在工作时用e-mail系统达到私人目的，它也对系统管理产生影响。系统管理员必须处理存储所有e-mail需要的资源，以及收发e-mail对系统性能的影响等现实问题。更为严重的，e-mail的多份拷贝也最终扩散到整个网络，并产生存储多份拷贝的问题。如果一个e-mail被发送给50人，那么将需要存储40~50份该e-mail拷贝。当e-mail被转发和拷贝到其他用户时，单个e-mail消息的存储量将以指数的形式增长。单个e-mail消息是如何产生20份拷贝的，这些拷贝都被保存下来。

Internet订阅服务也会产生类似的结果，Internet订阅服务发送各种更新的信息，从股票价格、新闻到天气预报，无所不包。信息驱动的结果之一是当人们希望某条信息时，他们就订阅它。订阅服务系统每天都给办公室工作人员发送许多则消息，这些消息都是他们认为有用的、重要的，甚至是风趣的。结果导致需要存储的私有数据量急增，同时，也使这些信息的计划管理非常困难。

软件发布是另一个数据流的源。熟悉Internet软件发布的用户经常订阅各种软件服务，这些软件服务包括更新、发布软件信息、预先发布软件的测试版，甚至更严重的情况，这样，一个软件很快就有4、5个拷贝保存在磁盘上，大大消耗网络服务器的存储空间，同时，在这种环境下，计划适合的存储需求也十分困难。

 

2.流体数据目标的识别

一旦数据进入一个机构，接下来的问题是：数据应该存放在那里？结构数据很容易跟踪，因为它已经编入了最初存放的地方。然而，事件驱动的应用能够对数据的内容做出反应，并起动一个新的动作将数据传到其他的系统。例如，特许零售商的销售报告先通过电子的形式传到总部，经过正常的处理后，最后再把它传到另一个系统，以计算在销售战中所获得的成果。

ERP系统的设计目的是把分散的全局数据集成为单一的逻辑系统，它的主要思想是以电子的方式连接所有的商业过程，这样就能在整个组织范围内做出更好的决策。依照这种方法，一个部门中的活动可能成为同一公司中另一部门决策的部分信息。举一个简单的例子，假如一个部门库存过剩，则可以把过剩的库存送到另一部门去，以减轻该部门库存压力。

然而，结构数据流的实际目的地不是它所发送的系统，而是连接到这个系统的存储设备。为了真正地了解这些系统的性能，理解从发送机器的设备到目的机器的设备的数据流是很重要的。尽管通常存储成分理所当然地存在，但正如我们在本书大部分章节中所探讨的那样，情况并不是这样。非结构数据流一般有许多种类各异的目标，e-mail消息及附件最终散布在各种不同的文件夹、本地磁盘和网络服务器中。一个e-mail被同时放在三个不同位置的例子。

出于自我保护的本能，许多用户都坚持把一些文件的多余拷贝保存起来，以备将来万一能用上。但是，当对某一案件作判决时，e-mail消息却经常被理解为与政治有牵连，而招致麻烦。这些“可怜人”之所以采用如此的灾难保护办法，是因为过去曾经丢失过大量有价值的资料，因此被弄得焦头烂额，苦不堪言。保存e-mail也可能引起麻烦，注意到这一点是饶有趣味的。例如，在1987年，由于e-mail的摘录，导致了对Iran-Contra一案审判受到影响。在最近的司法部反托拉斯诉讼案中，内部的e-mail信息给微软招致了很大的麻烦。

当然，一旦某个信息被人坚持放入个人归档文件中时，删除它的可能性是很小的。当e-mail系统的存储空间太紧张时，系统管理员可能发送e-mail给该系统的用户，要求他们删除不必要的信息，也可以通过限制每个用户的存储配额的办法，迫使用户删除不必要的文件。这虽然减轻了e-mail系统的存储压力，但用户可能把这些过期的e-mail转存到其他地方，以便在必要的时候使用。事实上，差不多没有人有时间重读那些过时的e-mail，有些人甚至都来不及阅读当前的e-mail。是否保存过期的e-mail是一个人对紧缺资源的自律态度问题。现在由于每GB硬盘容量价格的下降，用户并不为节省存储资源而感到烦恼。

Internet文件与e-mail稍微有点不同，因为当某人认为某Web页面有用或令人感兴趣时，他才去获得并浏览该页面。从这个意义上说，Internet文件是政治中性的，与e-mail相比，它的保存价值更小。但是它的吸引力在于它是纯粹用来提供知识的，它能使人获得更多的知识、更快的决策、发现问题和识别机会，总之，是能为人类带来荣誉的知识。

Internet的订阅服务带来相当特殊的问题。在同一单位里可能有若干个人订阅同一服务内容的、导致存储同样数据的多份拷贝。由e-mail和Internet等引起的相同信息的多份拷贝问题，这使得对数据的管理变得相当困难

 

3.结构数据流和非结构数据流的区别

除了结构数据流定义了源和目标以外，它还在多个方面不同于非结构数据，如表1-3所示。

 

4.管理流体数据

 

知道结构数据流的源、目标及其支撑的网络技术后，则可以对数据流实施监控，并可以在问题发生之前预测它们。例如，知道平均的数据传输量、它的增长率及网络连接的性能，就可以确定在所有其他因素不变的情况下，现存的网络能维持运行多长时间。

 

管理非结构数据是一个更困难的任务。不知道数据的源和目标，可资利用的资源又不多。虽然网络的浏览传输能够用一些工具加以过滤和监控，但是用户认为侵犯了他们的隐私，阻碍他们的工作效率。最好的办法大概是建立一个Internet内容存储策略，并使人们明白，为了确保有足够的可用资源，这样的责任机制有时是必须的。

 

如何将企业的数据组织成为Internet内容？一个简单的办法是为那些内容建立部门或功能目录，如图1-5所示。在这样的策略下，用户可以养成把下载来的文件存储在他们各自的目录中的习惯。放在功能目录中的文件甚至可以连接到企业Web页面上，以供其他感兴趣的人享用。用户可以通过e-mail连接到共享的文档上来交换文件，而不必发送这些文档的整个拷贝。